Was ist Meta Scan?

Scanerweiterung zur einfachen Verschlagwortung von digitalen Dokumenten. Komfortable Eingabe der Schlagworte direkt am Toshiba Multifunktionssystem. Einfache Anwendung durch Verwendung der individuellen Anwendervorlagen (Templates) kombiniert mit flexiblen Eingabemasken z. B. Dropdown-Menü. Vielfältige Anbindungsmöglichkeiten durch Nutzung des XML-Branchenstandards.

Überblick

Der Informationsfluss im Geschäftsalltag steigt ständig. Täglich müssen
Unternehmen eine Vielzahl von Papierdokumenten bearbeiten, verwalten
und organisieren. Die Digitalisierung und zentrale Speicherung von
Dokumenten ist eine wichtige Anforderung in der modernen Büroorganisation.
Um Arbeitsabläufe effektiv zu gestalten, reicht es jedoch
nicht aus Dokumente lediglich als digitale Dateien zur Verfügung zu stellen.
Voraussetzung für die professionelle Organisation gescannter Dokumente
ist das „Verschlagworten“ oder „Indexieren“ der digitalen Daten. Es stellt
die Basis für effizientes Suchen und Finden dar. Damit Indizes genutzt werden
können, müssen diese zunächst eingegeben und mit den Dokumenten
verknüpft werden. Genau hier liegt das Einsatzgebiet von Meta Scan.

Anwendung

Die Verschlagwortung durch Meta-Daten* ist ein Branchenstandard und
wird durch viele Datenbanksysteme unterstützt. Damit ist die Anbindung
an zahlreiche vorhandene Systeme und somit die Integration in bestehende
Arbeitsprozesse gewährleistet.

Funktionsweise

Durch die volle Integration der Meta Scan Option in das Toshiba Multifunktionssystem
kann der Anwender direkt beim Scanvorgang, die erforderlichen
Daten am Touchpanel des Systems eingeben. Diese zusätzlichen
Informationen werden als XML-Datei gespeichert und fest mit dem
Dokument verbunden.

Höchster Bedienkomfort

Für eine komfortable Bedienung kann die Eingabemaske am Touchpanel
flexibel gestaltet werden und an die individuellen Bedürfnisse der
Anwender angepasst werden.

Höchste Flexibilität

Eingabedaten können über ein Dropdown-Menü inhaltlich vorgegeben,
durch den Benutzer frei eingegeben und als Pflicht- oder Optionalfelder
definiert sein. Auch Anzahl oder Beschriftung der Eingabe-felder sind frei
definierbar. Darüber hinaus können auch bestimmte Daten vorgegeben
werden, die automatisch in XML gespeichert werden, wie z. B. Datum und
Uhrzeit.